ＣＴＩシステムとは、電話代行業者のコンピュータ上に「どのクライアント宛にかかってきた電話か」が表示されるシステムです。そのほかにも、クライアントごとの要望・注意事項が表示されます。「何を受け答えして欲しいのか」「言ってはいけないことは何か」などが表示され、オペレーターはＣＴＩシステムの画面を見ながら電話代行の応対をしています。
電話代行でＣＴＩシステムを導入すれば、電話をかけてきた顧客を待たせることなく、また「失言」の頻度も減ります。顧客は、オペレーターの対応が悪ければ、クライアントのイメージまで「悪いもの」と考えますので、オペレーターに瞬時に「誰宛の電話で」「注意事項は何か」が伝わることが、電話対応の質をアップさせます。電話の対応を電話代行業者に依頼するなら、ＣＴＩシステムの導入がどうなっているか、事前に確認をすることが大事です。
また、全てのＣＴＩシステムが備えている機能ではありませんが、電話を受けた後に、即時にクライアントに電話やメールの送信・通話ができる仕組みがあります。「電話を受け付けました」「このような応対をしました」という報告を、即時に希望されているクライアントには、すぐに連絡ができます。電話代行会社に電話対応を依頼し「報告」を希望しているなら、どのようなＣＴＩシステムを採用しているのか、事前に確認するのも大切です。もちろん、マンパワーでハードウェアの不足分を補うことは、ある程度できますが、人間にはミスもありますし、疲れもたまってきます。設備が充実している電話代行会社を選ぶ、というのも、一つの考え方です。
東京の電話代行を選ぶときの参考にしてみてください。